ZASADY WYSTAWIANIA I ODBIERANIA FAKTUR USTRUKTURYZOWANYCH
W KSeF STOSOWANE PRZEZ RAFINERIĘ GDAŃSKĄ SP. Z O.O.
OD 1 LUTEGO 2026 R.

Informujemy, że Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (dalej: Rafineria lub Spółka), od 1 lutego 2026 r. będzie zobowiązana do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF).

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej również: faktury KSeF).

Wystawianie faktur w KSeF, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11.03.2024 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) oraz z uwzględnieniem wyjątków w niej wskazanych, stanie się obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu również od 1 lutego 2026 r.),
• od 01 stycznia 2027 r. dla mikroprzedsiębiorców, jeżeli łączna wartość sprzedażyudokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.

W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez Rafinerię, które będą miały zastosowanie od 1 lutego 2026 r.

• Prosimy o stosowanie wyłącznie jednego kanału przekazywania faktur. Jeżeli od 1 lutego 2026 r. faktury będą przez Państwo wystawiane w KSeF to prosimy o nieprzesyłanie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych ani w formie papierowej ani w pliku PDF.
• Rafineria po wystawieniu faktur w KSeF nie będzie przekazywać kontrahentom wizualizacji faktur ustrukturyzowanych ani informować kontrahentów o wystawieniu faktury w KSeF w żaden inny sposób niż poprzez notyfikacje z systemu KSeF.
• Za datę wystawienia faktury KSeF uznaje się datę przesłania faktury do KSeF.
• W przypadku faktury wystawianej w trybie offline24 lub faktur wystawianych w okresie awarii lub niedostępności KSeF, za datę wystawienia faktury uznaje się datę wystawienia wskazaną na tej fakturze.
• Za dzień skutecznego doręczenia faktury KSeF uznaje się dzień jej otrzymania, w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, czyli dzień przydzielenia jej indywidualnego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
• Jeżeli ustawa o VAT dopuszcza możliwość przekazania faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF, taka faktura może zostać doręczona Rafinerii na jeden z następujących adresów:
  
  - Rafineria Gdańska Sp. z o.o., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk
  
  za datę skutecznego doręczenia faktury w takim przypadku będzie uznawana data doręczenia przesyłki listowej lub data nadania fakturze numeru identyfikującego KSeF – w zależności od tego, która z wymienionych sytuacji nastąpi pierwsza.
  
  - e-mail: faktura@rafineriagdanska.pl
  
  za datę skutecznego doręczenia faktury w takim przypadku będzie uznawana data otrzymania przez Zamawiającego wiadomości e-mail zawierającej ww. fakturę, co zostanie potwierdzone wiadomością z serwera pocztowego lub data nadania fakturze numeru identyfikującego w KSeF – w zależności od tego, która z wymienionych sytuacji nastąpi pierwsza.
  
  
• Zasady przekazywania załączników do faktur KSeF, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF)
  
  - załączniki do faktur, które są wymagane zgodnie z zawartą z Rafinerią umową celem rozliczenia faktury zakupowej, prosimy przesyłać w postaci pliku PDF w sposób uzgodniony z Rafinerią (osobą wskazaną w umowie jako osoba upoważniona do podejmowania wiążących decyzji w zakresie realizacji umowy / upoważniona do podpisywania protokołów);
  
  - prosimy nie wysyłać załączników do faktur KSeF na adres faktura@rafineriagdanska.pl. Jeżeli załącznik zostanie wysłany na niewłaściwy adres e-mail (np. na adres faktura@rafineriagdanska.pl), Rafineria uzna załącznik ze niedoręczony;
  
  - w temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany będzie załącznik należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, której dotyczy przesłany załącznik;
  
  - Rafineria nie będzie pobierać załączników za pośrednictwem linków (np. do portali, platform wymiany plików itp.) ani obsługiwać plików zabezpieczonych hasłem lub spakowanych w formacie pliku np. zip;

• Na fakturach wystawianych przy zastosowaniu KSeF obowiązkowe jest zamieszczanie informacji identyfikującej dokumenty pomocnicze do rozliczenia faktury (np. nr protokołu odbioru prac, nr zlecenia, nr zamówienia). Brak tego numeru może utrudnić identyfikację dokumentów potrzebnych do rozliczenia.
• Prosimy o zwrócenie uwagi, aby na fakturze w polu „Nr zamówienia” wpisywać wyłącznie wartość wynikającą z dokumentów źródłowych, bez dodatkowych liter i znaków.